Albarán a cliente y factura directa

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Actividad

1. Introducción de un Pedido/Albarán /Presupuesto

 

Desde la Barra de Herramientas podemos acceder a presupuestos, pedidos o albaranes:

Qué es qué?

Al entrar en Presupuestos, Pedidos, TPV o Albaranes de clientes, las ventanas que aparecen son iguales, lo único que varía es que desde una haremos presupuestos, desde otra pedidos, tickets o albaranes. Por tanto sólo explicaremos el proceso para los albaranes ya que por analogía el de los presupuestos, pedidos y TPV es idéntico.

 

NOTA: Hay que comentar, que en Visajet podemos crear cualquier documento, de manera que si creamos el Presupuesto, luego no tendremos que volver a meter datos de artículos para hacer un pedido o albarán, ya que vamos cambiando el estado del documento.

Es decir, que un Presupuesto, en cuanto está aceptado, le daremos a un botón y pasará a ser pedido.

En cuanto este pedido este preparado para ser entregado, le daremos a un botón y pasará a Albarán. Y en cuanto entreguemos este material, daremos a un botón y pasará a Factura.

Cuando se factura automáticamente se harán los asientos contables, y se generarán los recibos pendientes de cobro. Luego cuando lo cobremos, los marcaremos como cobrados, y nuevamente se harán automáticamente los asientos contables.

 

a)      Albarán a un cliente

Pequeño video explicativo

 

 

Al entrar en el proceso de albaranes la ventana que aparece es la siguiente:

Ventana Nuevo Albarán

 

Una vez introducidos los datos del albarán nos aparece la siguiente ventana:

Ventana Albarán

1º- Introducir el código del artículo (si no lo conocemos pulsaremos la tecla Icono IR    )

 

2º- Al introducir el código aparece la descripción, el precio y el iva, pulsando INTRO podemos ponernos en la casilla de la cantidad

 

3º Pulsando INTRO varias veces  finalizamos la línea. (Otra forma de finalizar la línea es pulsando

 <--- (botón verde)

o bien F12.

Como hemos comentado anteriormente, como Código de Artículo, podemos poner el Código de artículo o su Referencia. Nos rellenará con los datos del artículo.

La manera entonces de ir introduciendo líneas de albarán será siempre, primero ponemos el código, rellenamos el resto de datos y confirmamos la línea (botón verde la la parte de la derecha de introducción de líneas o F12). Creamos otra línea,… hasta que hayamos creado todo el albarán. Luego tenemos que aceptar el albarán. (Botón verde de la parte superior derecha de la ventana)

Ventana Albarán

Con las teclas de cursor ↑  y  ↓ podemos ir subiendo y bajando por las líneas del albarán de tal forma que situándonos en una línea concreta puedo modificar, el código, cantidad, precio, descuentos,...(al finalizar la modificación  hay que pulsar F12 o bien confirmar la línea para que se realicen los cambios)

 

Con las teclas de cursor ↑  y  ↓ podemos ir subiendo y bajando por el albarán de tal forma que situándome en la línea puedo eliminarla.

 

Si queremos cambiar el orden de las líneas de albarán tampoco hay ningún problema.  Siempre que estemos en modo edición, mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas y damos a las flechas arriba o abajo, y veremos como va cambiando el orden de las líneas.

Albaranes F6

Otra de las funciones de Visajet, es estando introduciendo un albarán, y estamos situados en la introducción del precio, pulsando la tecla F6 nos aparece una subventana, donde podemos poner el precio con iva, y el programa directamente nos lo substituye por el precio sin iva, de manera que no hay que calcularlo.

(esto es para clientes que no ponen el PV en el artículo porque es tan volátil el precio que no les vale la pena).

Podemos ir visualizado las diferentes pestañas, por si queremos modificar algún parámetro que en este caso, no tiene que coger por defecto:

Ventana Albarán Pestaña Entrega

Cambiamos a la pestaña comerciales y observamos:

Ventana Albarán Pestaña Comerciales

Otra de las cosas que nos permite Visajet, es comprobar en cualquier momento la rentabilidad de un albarán. Para ello, estando en el documento, pulsamos la tecla F5

Entonces, estando dentro del albarán

Ventana Albarán F5

ponemos F5 y nos sale:

Ventana Albarán F5

De manera que sabemos que la rentabilidad de ese albarán es de 43,46 €

Si le damos al botón de la impresora situado en la barra de herramientas (o al F11), nos imprime el documento.

Ventana Configuración Listados

Como en Opciones tenemos Salida por defecto -> Elección Usuario, nos saldrá la siguiente pantalla, desde donde podremos elegir si queremos por pantalla o impresora. Le damos a pantalla y veremos como quedará por impresora.

Ventana Presentación Preliminar

NOTA: Si en lugar de F11 apretamos F10 nos imprimirá el albarán inverso. En Visajet podemos utilizar dos tipos de albarán. Generalmente se usa para albarán valorado o albarán sin valorar. Dentro de la ficha de cliente eliges si de una manera predeterminada, quieres que ese cliente imprima un tipo de albarán u otro.De manera que para unos clientes el F11 imprimirá valorado y para otros imprimirá sin valorar. (dependiendo si el cliente tiene elegida la opción de albarán inverso). De esta persona, no tienes que conocer las preferencias de los clientes, y la persona que hace los albaranes, sólo tiene que dar al F11, y no pensando si es F10 o F11.

 

Se puede imprimir otro tipo de documento con el F9. Generalmente se utiliza para imprimir etiquetas de los artículos que hay en el documento.

Previamente, hay que definir los tipos de documentos en los impresos, asociando el tipo 9 y el tipo 10 al tipo de documento que queremos que nos imprima.
En la siguiente figura mostramos los botones que permiten éstas y otras funciones.

Ventana Albarán

Otros datos que podemos cambiar son los de las pestañas de ‘Comerciales’ y ‘Entrega’. A continuación pasamos a explicar todos los datos que se nos presentan:

Ventana Albarán

Ventana Albarán

Desde la pestaña de ‘Comerciales’ podemos modificar:

 

Almacén, representante

 

Precios y Descuentos, Dtos, tarifa  del cliente,.

 

Domicilio comercial y bancarios.

 

Datos de pago : forma, tipo, moneda.

Una vez finalizado el albarán lo cerramos pulsando Icono actualizar

Si pulsamos el botón de factura directa la ventana que aparece es la siguiente:

Ventana Nueva Factura

Aparecen los datos por defecto.

Sección 0

Nº de factura * (significa el número siguiente, en la figura 20020524)

Fecha la del día

Sin embargo podemos cambiarlos según convenga.

Por último confirmaremos

 

Desde aquí podemos cambiar el/los vencimiento/s de la factura (por defecto aparecen los datos que tiene el  cliente en su ficha).

 

Esta ventana sólo aparece si tenemos seleccionada la opción de ‘Vtos. Manuales’ de la opción de ‘Tabla, Empresas y pestaña de Gestión’ .

Ventana Vencimientos

Pequeño video explicativo

 

 

b)      Añadir, eliminar y consulta de albaranes

Añadir, eliminar y consultar albaranes

 

c)  OPCIONES ÚTILES

-          Si pulsamos F12 desde cualquier punto de la línea de albarán acabamos la línea sin necesidad de confirmar todos los datos restantes (si éstos ya están correctos) pulsando la tecla INTRO.

-          Pulsando la tecla CTRL (fija) y * (un clic) accedemos a la tabla sin necesidad de pulsar la tecla Icono IR

-          Pulsando la tecla ALT (fija) y B (un clic) activamos la búsqueda de un registro sin tener que pulsar Icono Busqueda

-          Pulsando la tecla ALT (fija) y A (un clic) damos de alta un registro nuevo sin tener que pulsar  Icono Alta Cliente

-          Pulsando la tecla ALT (fija) y M (un clic) modificamos un registro nuevo sin tener que pulsar Modificar registro

-          Pulsando la tecla ALT (fija) y E (un clic) dar de baja un registro nuevo sin tener que pulsar Eliminar registro

           Pulsando la tecla F11 o F10 conseguimos cerrar e imprimir el albarán sin tener que pulsar Aceptar acción 

 

 


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Ejercicio

Nuestro Cliente Iñigo de Montoya nos ha pedido un presupuesto de dos discos duros de 500 gb y de 2 fundas para un Nokia.

Entraremos en el cliente, nos iremos a la pestaña documentos, nos pondremos encima de presupuestos y empezaremos a generar el presupuesto.

Una vez que hayamos hecho el presupuesto, lo imprimiremos por pantalla para ver como queda.

Luego vamos a considerar que nos lo ha aceptado y lo pasaremos primero a pedido y posteriormente a albarán.

Cuando un presupuesto lo pasamos a pedido, desaparece de presupuesto porque se convierte en pedido.

Imprimiremos el albarán por pantalla y luego pasaremos a Factura.