Clientes

A esta tabla podemos acceder desde la opción del menú ‘Ventas y Clientes’ o desde el icono

 

En este punto analizaremos:

a)      Pestañas y ventanas asociadas a la tabla clientes

b)      Ejemplo de alta de un cliente nuevo

 

a) Pestañas y ventanas asociadas a la tabla cliente

 

Desde esta primera ventana se visualizan los clientes de forma correlativa ordenados, bien por código, bien alfabéticamente por el nombre. Para esto segundo es preciso situarnos en el título de la segunda columna ‘Nombre’ y pulsar un clic.

Además existen Barras de desplazamiento verticales y horizontales para visualizar más información.

Sobre la figura de Clientes, nos podemos ir moviendo por las diferentes pestañas para poder ir obteniendo toda la información asociada a ese cliente.

En la pestaña de General, encontramos los datos principales de los clientes.

Es importante comentar, que a la derecha de NIF, tienes que elegir el tipo correcto, ya que para presentar el modelo 347 coge el valor de aquí. Si nos acostumbramos a rellenarlo bien, nos ahorraremos luego mucho trabajo.

Antes de empezar a trabajar en serio con Visajet, hay que saber unas cuantas cosas comunes para todos los formularios. Tenemos que ser capaces de diferenciar cuando estamos trabajando en modo edición o en modo visualización. Para saber en que modo estamos, hay que ver las pistas que nos dan las barras de herramientas.

 

Modo visualización                                                                                                                           Modo edición.

En el primer caso, sólo podemos ver datos, mientras que en el segundo caso, podemos modificarlos.

Para modificar y entrar en modo edición, tenemos que dar encima del botón de modificar que hay en la barra de herramientas. El botón modificar es el segundo que vemos en la imagen de la derecha.

 

 

Cuando estamos en modo edición, podemos ir modificando los valores del formulario, pero no guardará el contenido ni no damos al botón verde de aceptar cambios situado en la parte derecha de la barra de herramientas.

Lo mismo pasa con los vínculos. Se puede acceder a cualquier vínculo en modo visualización, pero sólo los actualizará si estamos en modo edición.

 Accediendo desde modo visualización                                                                        Accediendo desde modo edición.

La diferencia es pequeña, pero existe. Si accedemos en modo visualización, no nos actualizará los cambios. De hecho, no nos sale ni el botón de actualizar los campos en el formulario raíz (segundo botón de la imagen de la derecha).

 

Otra cosa a tener en cuenta, es que un cliente puede tener muchísimas direcciones (una por delegación).

Dentro de Visajet, puedes asociar todas las direcciones que quieras a los clientes, y puedes diferenciar entre la dirección Comercial (a donde van las facturas) y las direcciones de envío.

Para ello, hay que dar al vínculo que sale a la derecha de los campos vinculados. (Como hemos visto hace un momento)

 

 

En la imagen de arriba, hemos dado al vínculo de Domicilio comercial desde el modo visualización.

Este modo de trabajar que acabamos de comentar será igual en todos los formularios y subformularios de los que se compone Visajet.

Vamos a seguir viendo las pestañas de la figura del cliente, y viendo los detalles más importantes de cada una de las pestañas.

 

En esta pestaña podemos ver toda la información de los datos comerciales de los clientes. Podemos asociar un cliente a una tarifa, predefinir % de descuentos, tanto comercial, en línea, … Podemos indicar los datos de pago asociado a este cliente. Y por últimos, los datos de representante y agencia de transporte por defecto. Un campo interesante a tener en cuenta es el de riesgo.

 

Podemos asociar a un cliente un riesgo comercial, y en cuanto pase de ese riesgo, si intentamos hacer alguna línea en un albarán y hayamos superado el valor que hemos introducido, nos sacará un mensaje informativo de que hemos superado el riesgo del cliente.

Si damos clic encima del botón de la derecha del riesgo, nos imprime un listado con los documentos asociados al riesgo del cliente en ese momento:

La siguiente pestaña en el formulario clientes que veremos será la de Otros Datos

En esta pestaña, es donde indicamos datos muy importantes también de los clientes. Si tiene un régimen de iva especial, si es comunitario, … Para cambiar el No por un Sí, hay que ponerse encima del cuandro donde pone No y dar a la barra espaciadora, de manera que cambia el valor por un Sí. Podemos elegir el número de copias de los tipos de documentos. Este valor anularía el que pone en el impreso por defecto, ya que lógicamente manda el cliente sobre los datos por defecto. Muchas de las opciones de esta pantalla son específicas de tipos de clientes concretos (retención de garantía, punto verde, recargo equivalencia)

Hay dos iconos organizativos, que nos permiten seguir metiendo datos propios de clientes. El primero es un archivo de texto donde puedo meter toda la información que quiera sobre ese cliente. Y el segundo nos crea una carpeta dentro de la estructura de Visajet, con el código de cliente por nombre, donde podemos guardar cualquier tipo de documento.(presupuestos, planos, …)

En la imagen de la derecha, vemos los mismos iconos cuando tenemos información ya rellenada. Este proceso es automático, de manera que si no hay información sale como la primera imagen, y si ya hemos metido información, sale como la segunda.

Un ejemplo es sobre el cliente 4300000002, documentos que necesitamos tener organizados sobre datos no relacionados con la facturación. (Excels, mails, imágenes,…)

Otra parte muy importante es lo de impresos especiales. La mayor parte de los clientes no lo utilizan, pero es una funcionalidad muy interesante. Nos permite asociar impresos diferentes a los tipos de documentos que vemos en la imagen. Hay cliente que necesitan poner a un cliente el impreso en ingles, o en catalán, o que muestre valores que al resto de clientes no les interesa, o un logo especial.

Para ello se asocia el cliente con un impreso especial.

Una de las pestañas que más se usan desde Visajet es la que vamos a ver ahora. La pestaña de Documentos.

Esta pestaña, nos permite visualizar los diferentes documentos asociados al cliente. Sólo es necesario pulsar los distintos iconos.

Podemos ver la barra de iconos desde donde podemos indicar que queremos visualizar Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas, en todos sus posibles estados.

En este caso, nos está mostrando todos los albaranes pendientes de facturar desde el 01/01/2013

Los iconos representan el estado en el que están los documentos. Todos los albaranes Albaranes sin facturar Todas las facturas   ... y así sucesivamente

Para acceder a cualquiera de estos documentos, nos posicionamos encima del documento al que queremos acceder y le damos doble clic.

 

En este caso, accedemos a un albarán no facturado.

Esto es adelantarnos al temario, por lo que sólo lo comentamos.

Desde aquí también podemos llevar la gestión de cobros de una manera reducida.

Si pedimos que nos visualice las facturas sin cobrar, nos sale un botón desde el cual podemos contabilizar cobros.

Esto también es adelantarnos al temario, por lo que lo dejamos para más adelante.

Otra de las cosas que se pueden gestionar desde esta pestaña es la creación y traspaso de tipo de documento.

En la parte de abajo podemos ver estos tres iconos. El + es para crear un documento nuevo

sobre el tipo que estemos. (presupuesto, pedido, albarán)

El de la izquierda, es para ir un paso hacia atrás en los tipos de documentos, y el de la derecha para ir un paso hacia adelante en los tipos de documentos.

Es decir, si estamos en albaranes, marcamos un documento y le damos al primer icono, lo estamos enviando a un paso anterior (Pedido) siempre y cuando en un primer momento fuese creado como pedido.

Si estamos en albarán, y damos al último icono, lo estamos convirtiendo en una factura, ya que es el siguiente paso que puede tomar el documento.

 

La siguiente pestaña es para poder crear precios específicos de algunos artículos a este cliente.

 

Si el cliente tiene un precio específico, lógicamente prevalece sobre el precio del artículo.

 

La última pestaña que veremos será la de CRM (Gestión de Relación con Clientes)

Desde esta pestaña puedes crear infinitas alarmas, incidencias, … relacionadas con clientes.

 

Para entrar en el mantenimiento de CRM, y poder crear, visualizar o cualquier otro tipo de gestión de incidencias, hay que dar al icono de la rejilla de color azulado. Se nos abrirá la ventana que vemos abajo.

Se pueden generar incidencias, alarmas de documentos, alarmas de inicio de programa, …

Ahora no se va a analizar en profundidad las alarmas e incidencias, pero hay que saber que se generan desde aquí.